IST IHRE MESSE ERFOLGREICH?

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VERTRIEB: MESSEBETEILIGUNG

EINLEITUNG

Was steht in keinem Lehrbuch und kann Ihnen Hilfestellung geben, bei der Entscheidung über eine Veranstaltungsteilnahme? Welche Punkte dürfen Sie bei der Messevorbereitung nicht vergessen? Wie bereiten Sie Ihr Standpersonal auf die Messe vor? Wie stellen Sie sicher, dass Sie möglichst viele qualifizierte Kontakte zur Weiterbearbeitung bekommen?

PRAXISTIPPS FÜR ERFOLGREICHE MESSEBETEILIGUNGEN

Messen sind teuer (waren Sie schon immer). Marketingbudgets sind knapp (und es wird immer noch der Rotstift angesetzt). Gehörten Fachmessen noch vor einigen Jahren zum guten Ton, hat man sie in etlichen Unternehmen ganz von der Agenda gestrichen; häufig zugunsten von eigenen Veranstaltungen. Wer sich heute als Geschäftsführer oder Marketingleiter für einen Stand auf einer Fachmesse entscheidet, hat ein klares Ziel vor Augen. Und er weiß, dass der Erfolg einer Messe von einer guten Organisation abhängt. Die folgenden Tipps sollen Sie dabei unterstützen, Ihre Ziele zu erreichen.

Tipp 1 – Buchen oder nicht buchen?

Informieren Sie sich vor einer Entscheidung eingehend über die Messe. Analysieren Sie die Besucherstruktur und die geplanten Werbemaßnahmen des Veranstalters. Schauen Sie sich die Ausstellerlisten aus dem letzten Jahr an und nehmen Sie ggf. Kontakt mit Ausstellern des Vorjahres auf, um sich nach ihren Erfahrungen zu erkundigen. Fragen Sie auch Ihre Kunden, welche Bedeutung diese Messe für sie hat.

Tipp 2 – Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Buchung?

Treffen Sie möglichst früh eine Entscheidung über eine Messeteilnahme, weil Sie dann die beste Standposition für sich aussuchen können und an allen Marketing-Aktionen der Veranstalter teilnehmen.

Tipp 3 – Wie führen Sie Ihre Messe sicher zum Erfolg?

Um den Erfolg Ihrer Messebeteiligung festzustellen, definieren Sie messbare Ziele, die sich aus Ihren Unternehmens- oder Geschäftsbereichszielen ableiten: Was wollen Sie konkret mit Ihrem Messeauftritt erreichen und woran erkennen Sie nach der Messe, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben?

Legen Sie ein Budget für den Messeauftritt fest, welches alle Kosten in Zusammenhang mit der Messe umfasst. Neben Standkosten müssen auch Kosten für Projekt Management, Standpersonal, Reisekosten, Catering, Transporte und Lagerung, Pressearbeit, Lead Management sowie Werbematerialien und Standgrafiken enthalten sein.

Stellen Sie mit der Entscheidung für einen Messeauftritt einen Projektplan auf, der alle Termine und Aktivitäten enthält und die Zuständigkeiten der beteiligten Personen bzw. Firmen regelt. Für das Gelingen einer Messe sind viele Personen mit unterschiedlichen Aufgaben verantwortlich und nicht alle haben die Messe im Fokus. Wenn Ihnen Personal fehlt, holen Sie sich ein externes Projekt-Management.

Tipp 4 – Wie steigern Sie Ihre Besucherzahlen auf der Messe?

Natürlich ist nicht die Anzahl, sondern die Qualität der Messekontakte entscheidend. Aber von den qualifizierten Messekontakten wollen Sie ja möglichst viele haben! Und das sollten Sie nicht dem Zufall überlassen.

Sie müssen Ihrer Zielgruppe schon ein interessantes Ausstellungsprogramm bieten, damit sie überhaupt zur Messe kommt und Ihren Messestand besucht. Das kann beispielsweise eine innovative Produktankündigung, eine Lösung zu einem aktuellen Problem, Gelegenheit zum Gespräch mit anderen Experten oder auch nur ein Kaffee mit einem persönlichen Ansprechpartner sein. Bieten Sie Kontakten, deren Besuch Ihnen wichtig ist, eine kostenlose Eintrittskarte an. Nutzen Sie alle Kommunikationskanäle, um möglichst viele potenzielle Interessenten über Ihren Messeauftritt zu informieren und zu Ihrem Stand einzuladen.

Tipp 5 - Wie entwickeln Sie eine gute Story für die Messe?

Welches Thema hat für Ihr Unternehmen Priorität bei diesem Messeauftritt? Welche Prioritäten haben Messebesucher aus Ihrer Zielgruppe? Über welche neuen Produkte wollen sie sich informieren? Welche Themen werden aktuell in der Branche z.B. in der Fachpresse, auf Konferenzen oder von Verbänden diskutiert? Wenn Sie einen Ansatz finden, der allen Ansprüchen gerecht wird, sind Sie auf dem richtigen Weg. Stellen Sie bei der Standgestaltung sicher, dass ein Besucher Ihr Messethema auf einen Blick erkennt.

Tipp 6 – Was sollte Ihr Standteam vor der Messe wissen?

Für den Messererfolg ist es wichtig, dass jedes Teammitglied am Stand professionell und kompetent auftritt. Optimal ist es, wenn Sie einige Wochen vor der Messe ein Messetraining organisieren, welches sich sowohl allgemein mit dem Verhalten auf der Messe als auch mit Ihren konkreten Messezielen und Ihrem Ausstellungsangebot befasst. Falls das nicht möglich ist, verteilen Sie ein Trainingsvideo oder Fachliteratur und fassen Sie die wichtigsten Informationen in einer Telefonkonferenz kur vor dem Messetermin zusammen. Ein Briefing sollte spätestens einen Tag vor Messebeginn auf dem Stand erfolgen.

Neben allgemeinen Themen wie Verhalten auf der Messe, Standdienst, Kleiderordnung, Verantwortlichkeiten und Informationen zur Organisation, bereiten Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen und den angebotenen Lösungen sowie Antworten auf die häufigsten Fragen und Einwände für alle Mitarbeiter übersichtlich auf. Nur so können Sie sicher gehen, dass an Ihrem Stand von allen Mitarbeitern eine Sprache gesprochen wird.

Tipp 7 - Wie sprechen Sie Messebesucher professionell an?

Nach einer Emnid Untersuchung werden 70 Prozent aller unbekannten Standbesucher nicht angesprochen oder nicht beachtet. Hier geht Ihnen ein großes Potenzial verloren! Von den verbleibenden 30 Prozent wird fast die Hälfte falsch angesprochen, wie etwa mit dem unsicheren: „Kann ich Ihnen helfen?” oder „Darf ich Ihnen ... mal zeigen”, was dann häufig in eine Standardpräsentation mündet.

Laut Emnid verlieren 90 Prozent aller Standbesucher daraufhin schlagartig das Interesse an dem Unternehmen. Was sie eigentlich erwarten, sind ansprechende Argumente: kurz, knapp, verständlich, wahr. Dazu müssen Sie aber wissen, aus welcher Branche Ihr Standbesucher kommt und wo seine Interessen liegen.

Stellen Sie nach einem ersten Blickkontakt eine offene Frage, beispielsweise: „Welche Themen interessieren Sie auf dieser Messe?” „Was interessiert Sie besonders an diesem Exponat?” „Wie interessant ist dieses Thema für Ihr Unternehmen?”

Tipp 8 – Wie werden aus möglichst vielen Messekontakten Neukunden?

Bereiten Sie sich mit Ihrem Standteam im Detail auf Ihre Besucher vor und laden Sie gezielt die Firmen ein, mit denen Sie gerne ins Geschäft kommen möchten. Wenn im Vorfeld der Messe Termine vereinbart wurden, können Sie vorab einen entsprechenden Gesprächspartner aus Ihrem Hause benennen. Sorgen Sie dafür, dass sich dieser Ansprechpartner auch zum vereinbarten Termin bereithält.

Bei Messebesuchern, die Ihnen nicht bereits persönlich bekannt sind, gehen Sie in folgenden Schritten vor:

Vorstellung: Nutzen Sie die ersten Minuten nach dem Austausch der Visitenkarten, um von Ihrem Gesprächspartner möglichst viele Informationen zu erhalten.

Information: Erläutern Sie dem Messebesucher, wie er seine Ziele mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen erreichen kann. Reden Sie nutzenorientiert in der Sprache des Kunden und kein Fachchinesisch. Verwenden Sie Beispiele aus der Branche des Kunden.

Nächste Schritte: Legen Sie schon vor einer Messe fest, welche Folgeaktivitäten Sie den Messebesuchern anbieten wollen, beispielsweise Kontaktaufnahme durch einen Kollegen, Einladung zu einem Workshop, Versand von Unterlagen.

Besuchsbericht: Der Besuchsbericht oder Kontaktbogen ist die Voraussetzung für eine effiziente Nachbearbeitung. Er sollte unbedingt die Informationen enthalten, die Sie vom Gesprächspartner erfahren haben, Kontakt und Inhalt der Präsentation auf der Messe sowie die vereinbarten Folgeschritte, um Doppelarbeiten zu vermeiden.

Zeitnahe Bearbeitung und Qualifizierung: Bestimmen Sie schon vor der Messe, wer die Messekontakte wann und in welcher Weise bearbeiten soll. Anhand welcher Kriterien soll eine Qualifizierung der Leads erfolgen? Wichtig ist eine schnelle Bearbeitung, weil sich der Messebesucher dann noch gut an Ihr Unternehmen erinnern kann.

Übernahme in Datenbestand: Stellen Sie sicher, dass die qualifizierten Messekontakte unter Hinweis auf den aktuellen Bearbeiter in Ihre Datenbank übernommen werden.

Controlling: Verfolgen Sie regelmäßig, beispielsweise nach 3 / 6 / 9 / 12 Monaten, die Entwicklung dieser Kontakte.

Tipp 9 - Wie können Sie ruhige Messezeiten sinnvoll nutzen?

Wenn es Zeiten gibt, an denen Ihr Stand weniger gut besucht ist, beispielsweise direkt nach Messestart, vor Messeschluss oder am Wochenende, dann nutzen Sie diese Zeit um sich selbst auf der Messe umzuschauen. Informieren Sie sich bereits im Vorfeld genau über das Messeprogramm und bereiten Sie eine Standliste vor, die Sie selber in „Leerlaufzeiten” besuchen wollen.

Tipp 10 - Was ist nach der Messe zu tun?

Solange die Eindrücke der Messe noch frisch sind, bitten Sie das Standteam um Feedback zur Messe: Welchen Eindruck hatten Ihre Mitarbeiter von der Messe? Wie schätzen sie die Qualität der Kontakte ein? Wie hat ihnen der Stand gefallen? Was hat gut funktioniert und was könnte Ihr Unternehmen in Zukunft besser machen?

Erstellen Sie einen Abschlußbericht zur Messe und verfolgen Sie kontinuierlich die Weiterentwicklung Ihrer Messekontakte. Prüfen Sie nach einem angemessenen Zeitraum, ob Sie die vor Messeteilnahme definierten kurz-, mittel- und langfristigen Ziele erreicht haben. Dieses Controlling liefert Ihnen nicht nur eine Entscheidungsgrundlage für weitere Messen, sondern auch wichtige Ansatzpunkte dafür, wie Sie zukünftige Messeauftritte verbessern können.

Verfasser

JORDANIZE!
Birgit Jordan
Tel. 0211 / 57 18 71
web: www.jordanize.com
E-Mail: birgit.jordan@jordanize.com